Расчёт количества автобусов кажется самой простой частью организации мероприятия: разделил число гостей на вместимость автобуса — получил цифру. На практике эта арифметика подводит чаще, чем кажется. В итоге либо приезжает лишний автобус, за который заплатили зря, либо гостям не хватает мест, и часть людей опаздывает, ожидая второй рейс.
Правильный расчёт учитывает не только количество людей, но и то, кто эти люди, что они везут с собой и по какому маршруту едут.
Считаем не людей, а места
Первая ошибка — делить общее число гостей на паспортную вместимость автобуса. Паспортная вместимость почти всегда указывается по максимуму, без учёта комфорта поездки. Если автобус рассчитан на 45 мест, это не значит, что туда стоит сажать ровно 45 взрослых людей с сумками, особенно если поездка длится больше 30–40 минут.
Разумнее закладывать на 3–5 мест меньше от паспортной вместимости — этот запас уходит на габаритный багаж, деловые сумки, элементы декора для мероприятия или просто на комфортную посадку, если часть гостей крупнее среднего. Для поездок дольше часа запас стоит увеличивать: длительная теснота ощущается совсем иначе, чем 15-минутный трансфер.
Если мероприятие предполагает багаж или оборудование — выездная конференция с раздаточными материалами, тимбилдинг с реквизитом, свадьба с декором — этот объём тоже нужно учитывать при расчёте, а не надеяться, что всё поместится в проходе.
Кто едет: состав группы меняет расчёт
Одинаковое количество человек требует разного количества автобусов в зависимости от того, кто именно едет.
Группа детей требует больше пространства на человека, чем группа взрослых — сумки, куртки, сопровождающие занимают место, которое в расчёте на взрослую группу не закладывается. К тому же для перевозки детей действуют отдельные нормативные требования к сопровождению и рассадке, которые дополнительно влияют на итоговую вместимость.
Корпоративная группа с деловыми костюмами и ноутбуками занимает меньше места, чем та же по численности компания с чемоданами после трансфера из аэропорта. Свадебная процессия с гостями в объёмных нарядах — отдельный случай: невеста с шлейфом, гости на каблуках, объёмные аксессуары требуют больше пространства и времени на посадку, а значит, и более щадящего расчёта вместимости.
Прежде чем считать автобусы, стоит честно ответить на вопрос: кто едет, налегке или с вещами, и сколько времени займёт поездка.
Один большой автобус или несколько маленьких
Когда число гостей приближается к границе между одним и двумя автобусами, возникает вопрос: взять один автобус большей вместимости или разделить группу на два транспортных средства меньшего размера.
Один автобус проще с точки зрения координации — не нужно синхронизировать два экипажа и два маршрута, все гости прибывают одновременно. Но у крупного автобуса меньше манёвренности: если по пути есть точки с ограниченным подъездом или узкие улицы, лучше подойдёт транспорт меньшего размера. Два автобуса, в свою очередь, дают гибкость — можно разделить маршрут на два потока и забрать гостей из разных районов города одновременно, а не последовательно.
Здесь стоит учитывать и запасной вариант. Если из строя выходит один из двух автобусов, второй продолжает работу, а замену найти проще. Если единственный крупный автобус ломается, весь маршрут останавливается целиком.
Маршрут с несколькими точками сбора меняет расчёт
Если гости собираются не в одном месте, а по нескольким адресам, вместимость автобуса — не единственный фактор. Важно учитывать, сколько времени займёт объезд всех точек и сколько людей реально соберётся в каждой из них.
Иногда логичнее взять автобус с небольшим запасом вместимости и один гибкий маршрут, чем распределять людей по нескольким видам транспорта. Особенно это касается развозки сотрудников на регулярной основе — здесь расчёт стоит делать не под разовое событие, а под усреднённую посещаемость за несколько недель, чтобы не переплачивать за пустые места.
Для разовых корпоративных событий и мероприятий с чётким списком гостей расчёт обычно проще — количество известно заранее, и вместимость подбирается под конкретную цифру с небольшим запасом.
Обратитесь к нам
Точный расчёт количества автобусов редко получается сделать самостоятельно с первого раза — слишком много переменных: состав группы, багаж, маршрут, длительность поездки. Проще доверить эту часть организации перевозчику, который каждый день работает с похожими задачами.
ТК Полоса помогает подобрать оптимальное количество и класс автобусов под конкретное мероприятие — с учётом состава группы, маршрута и бюджета. Оставьте заявку с примерным числом гостей и деталями события — менеджер рассчитает вместимость и предложит вариант без переплаты за лишние места и без риска, что кому-то не хватит места в салоне.
